♦How do i format a letter

Hoe formatteer ik een brief? Een gids voor de epistolaire avonturier (met 10 jaar ervaring!)

Oké, daar gaan we dan. Een brief schrijven. Het klinkt misschien alsof je een veertje in een inktpot moet dopen en in archaïsche bewoordingen je diepste gevoelens moet uiten, maar geloof me, het is niet zo erg. Sterker nog, een goed geformatteerde brief is als een goed afgestemd pak: het laat een goede indruk achter, zonder dat het schreeuwerig is. En na 10 jaar brieven schrijven (ja, echt waar! Van klachtenbrieven tot liefdesbrieven - niet altijd succesvol, laten we dat gezegd hebben!), kan ik je wel wat tips & tricks geven.

Waarom zou je nog brieven schrijven in de tijd van e-mail? (Voordelen!)

Goede vraag! Ik hoor het je denken. "Meneer de briefexpert, waarom zou ik mijn kostbare tijd besteden aan papier en inkt als ik gewoon een e-mail kan typen?". Nou, er zijn een paar redenen. Ten eerste, een handgeschreven (of zelfs getypt) brief toont echte moeite. Het laat zien dat je bereid bent om verder te gaan dan de minimale inspanning. Ten tweede, het is tastbaar. Mensen bewaren brieven. E-mails verdwijnen in de digitale afgrond. Ten derde, en dit is misschien wel de belangrijkste, het is een kans om te shinen. Om je persoonlijkheid te laten zien, je pen te laten dansen over het papier (of je vingers over het toetsenbord!). De voordelen van een goed geformatteerde brief zijn dus significant, en het is iets wat veel mensen waarderen. De brief is verre van dood!

Denk aan de keren dat je een handgeschreven kaartje hebt gekregen. Voelde dat niet specialer dan een simpele sms? Juist! Dus, stop met scrollen en begin met schrijven!

De basis: Onderdelen van een brief

Laten we even de anatomy van een brief doornemen. Zie het als een culinair recept: je hebt bepaalde ingrediënten nodig om een smakelijk gerecht te creëren. Voor een brief zijn dat:

• Afzenderadres: Jouw adres, zodat de ontvanger weet waar ze je kunnen terugvinden (of een taart kunnen sturen als ze je brief geweldig vonden).
• Datum: Wanneer je de brief hebt geschreven. Uiteraard.
• Ontvangeradres: Het adres van degene aan wie je de brief schrijft.
• Aanhef: "Geachte heer/mevrouw..." of, als je wat informeler wilt zijn, "Beste [Naam]".
• De body (inhoud): Het vlees van de brief. Hier zeg je wat je wilt zeggen.
• Afsluiting: "Met vriendelijke groet," of iets in die trant.
• Handtekening: Als je een handgeschreven brief stuurt, zet hier je handtekening. Als het een getypte brief is, typ je je naam.
• Bijlagen (optioneel): Als je documenten wilt meesturen, vermeld dit dan hier.

Klinkt simpel, toch? Laten we het dan wat interessanter maken!

Formaat: De lay-out van je brief (Ontwikkelingen!)

Er zijn een paar gangbare formaten voor brieven. De meest voorkomende zijn:

• Blokmodel: Alles is links uitgelijnd. Dit is de meest moderne en zakelijke optie.
• Semi-blokmodel: Zoals het blokmodel, maar de eerste regel van elke alinea is ingesprongen.
• Gedateerd model: De datum en afsluiting staan rechts uitgelijnd. Dit is een wat traditionelere optie.

Mijn persoonlijke voorkeur gaat uit naar het blokmodel. Het is schoon, efficiënt en laat zien dat je met je tijd meegaat. Het is alsof je een strakke, minimalistische website ontwerpt in plaats van een flitsende, overdreven gepersonaliseerde pagina.

Praktische tip: Gebruik een lettertype dat gemakkelijk te lezen is. Times New Roman of Arial zijn veilige opties. Vermijd Comic Sans, tenzij je doel is om belachelijk gemaakt te worden. Geloof me, ik heb het gezien. De ontwikkelingen in lettertypes zijn dan misschien legio, maar leesbaarheid blijft koning!

Voorbeelden en variaties: Van formeel tot informeel (Toepassingen!)

De toon en de format van je brief hangen af van de gelegenheid. Een sollicitatiebrief vereist een andere aanpak dan een brief aan je oma.

Formele brief (Sollicitatiebrief):

Aanhef: Geachte heer/mevrouw [Achternaam],

Afsluiting: Hoogachtend,

Toon: Professioneel, beleefd en to-the-point.

Informele brief (Aan je oma):

Aanhef: Lieve Oma,

Afsluiting: Dikke knuffel,

Toon: Warm, persoonlijk en gezellig.

Anekdote: Ik heb ooit een sollicitatiebrief ontvangen met de aanhef "Hey recruiter!". Ik waardeer de poging tot frisheid, maar laten we eerlijk zijn, het is niet de beste manier om een goede eerste indruk te maken. De toepassingen voor verschillende briefvormen zijn dus enorm, en belangrijk!

Humor en persoonlijkheid: Laat je zien!

Hoewel formaliteit belangrijk is, betekent dat niet dat je geen persoonlijkheid kunt laten doorschemeren. Een vleugje humor kan wonderen doen, zolang het maar gepast is.

Voorbeeld: "Ik ben wellicht niet de meest ervaren kandidaat, maar ik ben wel de meest gemotiveerde. En ik kan koffie zetten als geen ander! (Dat is een belofte, geen bedreiging)."

Waarschuwing: Vermijd sarcasme, tenzij je zeker weet dat de ontvanger je humor begrijpt. Ik heb een keer een klachtenbrief geschreven die zo sarcastisch was dat het bedrijf me een cadeaubon heeft gestuurd in plaats van mijn probleem op te lossen. Misschien was het toch wel een succes?

Handige tips & tricks voor het perfecte briefformaat

• Gebruik witruimte: Laat genoeg ruimte tussen de alinea's en de randen van het papier. Een overvolle brief is overweldigend.
• Proeflees! Controleer op spelfouten en grammaticale fouten. Een foutloze brief straalt professionaliteit uit.
• Kies je papier zorgvuldig: Mooi papier kan een extra touch geven, vooral bij een persoonlijke brief.
• Wees consistent: Gebruik hetzelfde lettertype en dezelfde uitlijning in de hele brief.
• Houd het kort en bondig: Niemand houdt van lange, warrige brieven. Kom to the point.

Praktische tip: Print je brief uit voordat je hem verstuurt. Soms zie je fouten pas als je de brief op papier hebt. En het geeft je een extra kans om alles nog even te controleren.

De evolutie van de brief: Van ganzenveer tot e-mail

De brief heeft een lange weg afgelegd sinds de dagen van de ganzenveer. E-mail heeft veel van de traditionele briefcommunicatie vervangen, maar de principes van een goede lay-out en effectieve communicatie blijven relevant. Of je nu een formele brief schrijft in Microsoft Word of een snelle e-mail typt, het begrijpen van de basisprincipes van briefformat helpt je om effectiever te communiceren.

Conclusie: Ga ervoor en schrijf!

Zo, dat was het in een notendop. Een brief schrijven is niet zo ingewikkeld als het lijkt. Met een beetje oefening en de juiste tips kan iedereen een meesterlijke brief schrijven. Dus, waar wacht je nog op? Pak een pen, open een document en begin met schrijven! Geloof me, je zult er geen spijt van krijgen! Probeer het eens en ga ervoor! De wereld heeft behoefte aan meer goede brieven. En wie weet, misschien ontvang ik binnenkort wel een mooie brief van jou!